UPAYA MEMINIMALISIR KETIDAKSESUAIAN JUMLAH PENGIRIMAN MATERIAL AKSESORIS DENGAN PENERAPAN DIGITALISASI BUKU PENERIMAAN MENGGUNAKAN CLOUD COMPUTING DI LINI PRODUKSI PT X

Abstract

Pada production order 8002603788 (PO 8002603788) PT X terdapat ketidaksesuaian pengiriman bahan baku dari gudang aksesoris ke lini produksi 21 pada tanggal 24 Oktober 2022. Ketidaksesuaian pengiriman jumlah aksesoris terjadi pada pengiriman strap ukuran lebar 15mm dan strap ukuran lebar 19mm yang memiliki jumlah order 2.259 pcs. Strap adalah Tali elastis yang mengkilap di satu sisi dan mewah di sisi tubuh yang menghadap. Berfungsi untuk menahan posisi bra agar stabil pada posisi horizontal pada tubuh pemakai.PO 8002603788 adalah produk bra style 101-1500024. Perhitungan perencanaan kebutuhan yang tepat akan memberikan gambaran kebutuhan yang sesuai dengan jumlah garmen yang dipesan. Untuk dapat memenuhi jumlah order tersebut diperlukan sebanyak 826 meter strap ukuran lebar 15 mm dan 981 meter strap ukuran lebar 19 mm, tetapi jumlah yang dikirimkan hanya 353 meter untuk strap ukuran 15 mm dan 369 meter strap ukuran 19 mm, jumlah tersebut tentu tidak dapat mencukupi untuk menyelesaikan proses produksi sesuai dengan jumlah keseluruhan order. Kesalahan terdapat pada perhitungan konsumsi strap ukuran lebar 15 mm dan strap ukuran lebar 19 mm yang terdapat pada Bill Of Material (BOM) yang mencamtumkan hanya 0,32 meter/pcs sedangkan pada pengukuran aktualnya adalah 0,8 meter/pcs. Untuk mengatasi masalah ketidaksesuaian antara jumlah aksesoris yang dikirimkan dengan jumlah aksesoris yang dibutuhkan di lini produksi, maka perlu dilakukan perhitungan ulang kebutuhan aksesoris agar dapat menghasilkan jumlah output yang sesuai dengan jumlah PO yang diminta. Pada tiap lini produksi memiliki buku penerimaan untuk mencatat serah terima material yang sudah dikirimkan oleh gudang bahan baku melalui traveler dengan Team Leader (TL) sebagai perwakilan dari tiap lini produksi. Pada penelitian ini proses perhitungan dan pendataan di lini produksi dapat dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel yang sudah terhubung ke Cloud Computing berupa Microsoft One Drive. Tujuan penelitian ini adalah mendapatkan data yang sesuai pada proses pengiriman aksesoris dari gudang bahan baku ke lini produksi, mengidentifikasi prosedur standar operasional penerimaan aksesoris pada lini produksi, menerapkan digitalisasi untuk memudahkan informasi data kebutuhan aksesoris. dan memudahkan informasi jumlah aksesoris yang dikirimkan sesuai dengan jumlah production order (PO) yang diminta. Berdasarkan perhitungan BOM dengan aktual kebutuhan yang diukur dengan metode pengukuran langsung terdapat ketidaksesuaian pengiriman aksesoris strap ukuran lebar 15 mm sebanyak 474 meter dan strap ukuran lebar 19 mm sebanyak 612 meter pada lini produksi 21. Dilakukan excess material dengan menggunakan excess issue note untuk meminta kekurangan material sesuai dengan aktual kebutuhan dan pada kolom reason diisi dengan saran pencegahan berupa change of BOM consumption agar masalah yang sama tidak terulang kembali. Digitalisasi buku penerimaan dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel yang disimpan dalam Cloud Computing One Drive yang sebelumnya menggunakan media buku folio bergaris sebagai buku penerimaan. Mekanisme penggunaan digitalisasi buku penerimaan adalah Team Leader meng-update Sales Order (SO)/PO, Size Wise dan jumlah order persize di buku penerimaan material, Group leader mengisi kolom konsumsi material berdasarkan BOM, dan Traveler mengisi nama sebagai bukti pengiriman.