PEMANFAATAN GOOGLE SPREADSHEET PADA PENDATAAN DEFECT SEBAGAI MEDIA PENGENDALIAN MUTU

Abstract

Pengendalian mutu merupakan sistem kendali berupa tahapan terencana untuk memastikan produk yang dihasilkan memenuhi standar. Upaya pengendalian mutu salah satunya dilakukan dengan pengawasan mutu yang kemudian dilaporkan dalam bentuk laporan harian (daily report). Proses pencacatan dan pengolahan data QC endline di PT Y dilakukan secara manual dengan menggunakan kertas. Pencatatan dan pengolahan data defect menggunakan kertas memiliki banyak kelemahan seperti, dibutuhkan waktu yang lama untuk melakukan pengolahan data dan pemeriksaan data, berpotensi hilangnya data, juga tingginya biaya operasional untuk penggunaan kertas. Permasalahan-permasalahan tersebut menjadi potensi pengembangan digitalisasi dengan pemanfaatan Google Spreadsheet. Google Spreadsheet digunakan dalam pembuatan digital daily report dilakukan untuk mengetahui peningkatan efisiensi waktu pencatatan dan pengolahan data defect, serta penghematan biaya yang didapat dari pengurangan biaya cetak serta penggunaan kertas. Pemanfaatan Google Spreadsheet diharapkan mampu mengoptimalisasi proses pengendalian mutu. Penelitian ini diawali dengan pengamatan pada alur proses pendataan defect yang dilakukan QC endline untuk menganalisa potensi perbaikan dengan penghilangan atau peningkatan proses. Peningkatan proses pendataan defect dilakukan dengan memanfaatkan formula pada Google Spreadsheet agar pengolahan data dapat dilakukan secara otomatis. Google Drive juga dimanfaatkan sebagai media penyimpanan berkas dan media berbagi ke pihak manajemen. Tablet digunakan sebagai media digitalisasi, dan wifi sebagai jaringan koneksi internet. Semua alat penunjang pada penelitian ini merupakan fasilitas perusahaan yang telah disediakan di PT Y untuk menunjang kelancaran proses produksi. Penelitian ini difokuskan pada pencatatan waktu yang digunakan untuk melakukan proses pendataan defect pada QC Endline Finishing line 1. Pengambilan data waktu dihitung secara konstan pada lima proses, yaitu pengambilan daily report, proses pengisian data produk, pencatatan dan perekapan inspeksi defect perjam, perhitungan hasil inspeksi defect, dan pengumpulan daily report. Berdasarkan hasil penelitian, proses pendataan defect dengan menggunakan manual daily report membutuhkan waktu rata-rata sebesar 12,2 menit, sedangkan pada digital daily report hanya membutuhkan waktu rata-rata sebesar 5,8 menit. Dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan Google Spreadsheet pada pembuatan digital daily report menghasilkan penggunaan waktu yang lebih efisien untuk melakukan pendataan defect. Penggunaan digital daily report pada pendataan defect menyebabkan peningkatan efisiensi waktu sebesar 53%. Pemanfaatan Google Spreadsheet sebagai media digitalisasi pada proses pencatatan dan pengolahan data yang dilakukan pada QC endline CCP Finishing juga dapat mengurangi biaya operasional terhadap penghematan pencetakan dengan penggunaan kertas (paperless) yaitu sebesar Rp 1.144.000,-